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留学人员档案存放有处

王芳

  最近,许多在外留学人员和拟出国留学人员向本刊咨询留学人员档案管理方面的事宜。

  留学人员档案的管理是留学管理工作的一项重要的基础性工作。我国自大批向国外派出留学人员以来,制定了一系列相应的政策,规定。相比之下,留学人员档案的管理在相当一段时间内显得比较薄弱,缺乏统一配套的管理办法。近年来,在国家有关方面的重视和支持下,教育部留学服务中心加强了对留学人员档案的管理工作,并逐步完善管理办法,提高服务质量,受到广大存档留学人员及亲属和有关单位的欢迎。最近,许多在外留学人员和拟出国留学人员向本刊咨询留学人员档案管理方面的事宜。为此,本刊记者走访了中国留学服务中心档案室王淑贞女士。

  问:教育部留学服务中心留学人员档案室成立于何时?您作为中国留学服务中心长期从事留学人员档案管理的负责人,请您谈谈这方面的情况。

  答:过去由于留学人员的档案管理分散、零乱、国内与国外管理脱节,档案缺乏连贯性、完整性,很不适应新形势下留学工作的需要,在一定程度上影响了留学回国人员的安置工作。留学人员学成回国,按“双向选择”原则落实工作单位后,常遇到转档难的问题,或者是原单位不放档案;或是因单位的变迁找不到档案;或是因出国前未参加毕业分配或已离职,档案被转到街道办事处,回国时尽管已获得高学历,还只能按招工的办法办理转档手续,致使他们不能顺利到工作单位上班,或上班后因档案不能及时转入而影响了工资发放、职称评定等,鉴于以上种种情况,为更好地贯彻“支持留学,鼓励回国,来去自由”的方针,方便留学人员回国手续的办理,经教育部批准于1997年9月中国留学服务中心成立了留学人员档案室,并经公安部门核准,自从2000年5月起,可以为自费出国留学存档人员,办理因私护照的申报手续。档案室的建成进一步完善了出国留学“一条龙”的配套服务,给广大留学人员和单位提供了更多的方便。目前留学人员档案室共存各类出国留学人员档案5000余份。

  问:请问你们是如何通过档案管理来为留学人员服务的?

  答:为更好地让社会各界所认识与了解,为此,我们加强档案室的对外宣传工作,通过网络发布、报刊宣传、向有关单位发放宣传材料等,使越来越多的人和单位了解我们,主动找上门来。

  我们所说的实现出国留学“一条龙”服务。即通过留学服务中心国际合作处联系国外入学院校--档案室存档并办理护照的审报手续--国际合作处代办签证--档案室负责出具留学所需的有关证明,留学回国后,国际合作处办理国外学历认证--回国处提供国内人才需求信息并办理工作派遣和落户手续--档案室负责将留学期间的学历材料整理归档并转出档案。

  有许多留学人员出国多年其人事档案仍存放在原单位,有的单位希望将这些人的档案集体转入我室,我们及时研究经批准,以优惠存档费接受集体转入留学人员的裆案。

  问:请问你们是以怎样的服务为宗旨来赢得市场的?

  答:热情接待每一位来访者和存档者(含电话咨询),能一次办完的事绝不让人跑两趟;尽量做到想存档人员之所想,急存档人员之所急,高效办好每一件事,努力体现留学服务中心“热情、周到、快速、准确”的服务宗旨。如通过档案室办理因私护照申报手续,一般只需要两天。存档人员、原光大银行职员李xx,要求通过中心存档并办理因私护照的申报手续,前后在我处只用了两天,他顺利地基办好有关手续赴美国留学,到美国之后他给经办人的信中说:“多亏了您的热情帮助,各种手续才得以顺利、快捷地办完。否则的话,有可能赶不上入学时间。

  对于电子邮件及时回复并做到事事有交代,一位在香港读研究生的存档人员,多次写电子邮件询问关于结婚的手续问题,我们档案室工作人员都及时予以回复,她在一封回信中写道:“一再打扰,虽然我们素昧平生,但您每次都这样及时地给我回信,令我非常感动。说实在话,这种效率是很多单位做不到的。"最近他们已在档案室的指导和帮助下顺利地办完了结婚手续。

  另外,档案室工作人员在接待存档留学人员和其亲属时,把存档工作作为整个留学服务工作的一个组成部分,为存档人员和他们的亲属作好参谋,如:在留学人员档案室存档的赴新加坡本科生张xx因学习成绩问题被新方停止了奖学金回国,正在走投无路之时,到我室要求将档案转回原籍街道,准备再重新参加高考,我们认为对于一个高考被录取并被选拔去新加坡学习了一年以上的学生,这样做未免太可惜了,所以我们帮助学生及家长向原选拔院校联系,使该生得以顺利在国内高校复学。学生家长写了一封感谢信,信中写道:“在去大学复学还是去高中复习的选择期间,是大姐给我们指点了迷津……我们素昧平生,没有见过面,您可称得上是孩子的好阿姨我们的好大姐”。

  问:档案管理是一项细致而规范的工作,请问是如何建立规范的服务程序,努力提高工作效率的?

  答:建立档案室的初期,我们就根据国家人事档案管理的有关规定和兄弟单位的实践经验,制定了档案室的工作规范,办事程序等,在具体实施过程中,一方面严格执行政策、规定,同时对于已存档,要求开具人事证明的人员,我们均事先告知,请他们先电话预约,提出明确的要求,档案室有关人员根据其人事资料,将有关证明做好后由本人来取或函寄,避免费时,误事。在执行规章的过程中,我们将原则性和灵活性统一起来,以减少单位与存档人员不必要的麻烦。如:有的存档人员没有按规定带全资料,如没有带单位介绍信,我们通过电话与单位取得联系认可后,先办手续,再补信来;有的单位要求学生在办理护照前就要办好调档函,为此,我们同意这类人员可以凭单位介绍信和国外的入学通知,先办理存档手续等。

  留学人员档案室的接待工作是有季节性的,每年6至10月为出国高峰期,也是办理档案存放手续的忙季,这段时间以接待存档为主;11月至第二年5月则以整理档案为主。对于每一份存入档案均认真登记、整理、编目后上架,发现卷中的问题与原单位联系解决。

  结合高校及科研单位学生毕业分配工作的特点和实际,我们同意由存档留学人员先来办理存档手续,档案由单位在分配工作大忙季节过后统一送达,这样给我们的工作带来许多麻烦,但可以避开高峰期接待、收档忙不过来的矛盾,亦为转档单位减轻负担。


背景资料:留学人员档案室简介

  一、档案室的管理范围:

   1、 管理国家公派出国留学本科生、在学研究生的档案;

   2、管理自费出国留学人员的档案;

   3、管理在原单位已辞职或自动离职的原公派留学人员的档案;

   4、为在国内寻找工作期间的留学人员临时代管档案。

  二、提供的服务项目:

   1、 为自费出国留学人员办理因私护照的申报手续;

   2、 负责为存档留学人员收集、归纳、整理留学期间形成的学历等档案材料;

   3、 负责为存档人员出具档案中记载的有关证明材料,如:出生证明、婚姻状况证明、学历、经历证明等;

   4、 根据存档人员的要求,负责为有关单位提供所需的档案材料及人事证明;

   5、 负责转递档案。

  三、办理存档的程序:

  按照本人自愿、单位同意的原则办理存档手续,具体程序如下:

   1、申请存档人员须持本人护照(如需通过我中心申办因私护照者,需携带本人身份证、户口卡)入学证明、及原单位介绍信办理存档手续。

   2、 经核符合存档条件者,档案室发调档函调档;

   3、 与存档人员签订存档合同书;

   4、 存档人员按规定交纳档案管理费。

  如申请者已在国外,委托他人代办者,需出具本人签名的代办委托书、护照及入学证明的复印件,由代办人持个人有效证件办理。

  四、档案管理费收费办法:

  每份档案管理费每月20元。 长期存档,一次交清三年的管理费,三年内调出档案者,多交部分予以退还,三年后继续存档者,需按规定续交档案管理费。 临时存档,从档案转入当月一次交清三个月的管理费,以后每三个月交一次。

  五、服务宗旨:热情、周到、快速、准确。

  通讯地址:北京海淀区学院路15号 留学服务中心留学人员档案室
  邮  编:100083
  电  话:82301006-327   传  真:82303956
  E-mail :dangan@stnet.cscse.edu.cn
  网  址:www.cscse.edu.cn
  办公地址:北京语言文化大学内中国留学服务中心办公楼327室,(乘331、375、810路公交车北京语言学院站下,进家属区南门向北走200米路东)。


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