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职场一言堂60期:张斌:项目干系人管理培训

来源:搜狐教育
2010年12月30日14:54

  六、实践中的项目干系人管理

  张文强:好了,我们热烈掌声感谢张斌老师精彩的演讲。我觉得不仅是项目管理,我们人生的发展都获得了很多的收获。参与我们下面一个互动的环节的,除了我们熟悉的张斌老师之外,还有我们大家非常熟悉的,智鼎东方的总经理张华老师。我们也掌声欢迎张华老师。那么大家我们抓住时间,如果对刚才张斌老师所讲的这些内容当中,我们一些自己的想法,或者想要交流的内容,都可以跟两位老师进行交流和分享。来抓紧时间。

  提问:首先非常感谢张斌博士给大家带来一次非常精彩的演讲,然后再次非常感谢我们的张斌老师和张总。首先虽然我不是一个组织者,但是我也是一个项目的参与人,也可以说是一个执行人吧。所以说,对刚才张斌老师所讲的还是有一定体会的。那么我对张斌老师刚才讲的这些的内容,有自己的一个小问题。因为现在每一个公司的项目是越来越多的,随着这个公司业务的发展,它会临时组织一些项目。就比如说我现在的公司吧,本身我一直在做一个长期的一个项目,但是这个时候因为公司的业务的发展,需要做一个五天临时的项目,那么这个时候,我怎么去处理和解决干系人之间的关系和利益啊?

  张文强:就是一个面临着一个原来的项目的干系人还有新的项目的干系人,是吧?

  提问:对,对。

  张文强:好的,非常好的问题,我们掌声感谢这位朋友。提的非常好的问题。因为在我们现实当中,确实是有很多的交叉,而且这种重复负责的项目会比较多的。可能负责这个项目的同时,又新加一个项目,或者同时负责好几个项目。要处理很多人的人际关系。这一点,我不知道张华老师有没有什么样的一些见解?

  张华:我还是从实践当中我自己的体会跟大家分享一下。我的想法是这样,现在因为随着外部经营环境越来越激烈,企业越来越崇尚项目管理的方法。那么在这种体制之下,对于我们的每一位人员,每一位不管是高层,还是我们各层的管理人员,还有不同的员工,他身上可能担负着多种的角色。

  比如说,他在某一个项目当中,他可能是一个项目经理,在另外一个项目当中,他可能就是一个项目组的成员;在某一个项目里,他可能是全职的;在另外一个项目当中,他可能是部分时间参与的。那么这样一个多重的角色的确是对我们的各层管理人员和员工提出了一个更高的要求。怎么样灵活地处理这种角色。一个好的方法就是,在处理该经营管理方面,按照项目制在每一个项目里边分清楚你在该级的管理,就按照张斌老师讲的这个分析干系人的步骤。从开始识别,然后再区分开它的重要性,然后再进行不断地沟通,然后还要有一个动态的变化,那么这个确实是对个人的综合素质有一个更高的要求。

  张文强:是,是。来掌声感谢一下张华老师。其实在我们项目管理内部,我们要一步一步地这样去做。张斌老师有什么样的建议?

  张斌:要分两方面来看。

  你在两个项目当中都不是项目经理的话,也就是说你参与到了两个项目中去了。这个我们前面分析过,很正常,因为一个职员可能不会在一个项目中被使用,那么如果你参与,作为一个职员参与到两个项目中去,这个时候你需要获得两个项目团队对你的理解,这个很重要。你要开诚布公跟项目成员做沟通,然后你也不能因此降低了工作质量,而影响到其他项目成员的工作。那这个时候由于多项目管理里面资源的沟通,其实是涉及到组织者的安排的问题,如果这个组织已经过度地使用了你,或者过度地安排了你,你可能会降低工作效率,那这个时候如何获得别人的支持和理解,那可能会挑战大一点。

  如果说还好,两个可以兼顾的,那这个时候让别人意识到你在不同项目中工作,同时获得他们对一些必要的便利和支持的话,对你把两个项目同时做好也是有帮助的。所以我觉得真诚和关注别人的利益可能是处理好那些人脉关系的一个比较重要也是获得别人支持的一些做法。但是如果你是项目经理的话,我就不建议你这样做了。

  不建议一个项目经理这个项目都没做完时,下一个项目又接上。因为这个时候项目经理如果不是全职做一个项目,分开两个不同项目做的话,我认为他会顾此失彼的。所以在这种情况下,我们就建议可能你做项目总经理,下面有两个项目经理,向你负责,这样会好一些。所以这个问题可以从哪方面来看吧。谢谢。

  张文强:谢谢!非常不错,感谢两位张老师,给我们提出了很多非常有价值的建议。来我们抓紧时间。

  提问:两位老师好,今天听了今天的课程,知道了干系人在项目管理当中的重要性。现在以我的项目经验,我知道干系人对项目的难易度一定程度上决定了这个项目最终是不是能够成功,也最终能影响客户与客户的关系,是否能长期更好地维护下去。那么我想知道的是,如何提高干系人对整个项目的满意度,你有什么好的方法和建议可以告诉我们?

  张文强:非常感谢这位同学。这个问题就是如何提高干系人他对这个项目的满意度。我觉得这个问题回答起来就比较复杂了,因为有很多干系人。是吧?要一一讲解的话,那是我们下一期搜狐一言堂的内容了。我们先请张华老师谈一下自己的经验吧。

  张华:我给大家举一些例子,我过去在咨询公司里面做的一个case。这家公司是一个大型央企,当时我们给他做的项目是采购变革,这样一个采购变革的目的是把它下属的16家公司的采购权收到总部来。因为他自己来做的话肯定是牵扯到各方面的利益,他不能自己做。我们项目组进入之后,因为这是一个6个月的项目,我们把这个咨询公司的人和客户的人组成一个共同的项目小组。

  在这个时候,我们就按照张斌老师非常重要的这个想法,首先建立一个很好一个项目计划,接下来就是组建一个团队,再下来就是识别干系人。我们识别出来,在总部包括下属企业,我们最重要的干系人有哪些?按照张斌老师刚才讲的那些举证方法的话,从两个纬度,一个是干系人对我们项目的影响程度,第二是这个项目对干系人的影响程度。两个维度我们把它分成四个象限。

  那么对于第一象限,项目对它的影响很大,这些干系人对项目本身的影响也很大,这个就是张斌老师讲到的第一象限的干系人。我们首先就是跟他们沟通,识别出这些人之后,我们就对他进行了一个沟通计划,无论是面谈也好,还是邮件沟通也好,还是培训也好,等等,非常关注这些人。

  另外就是对于第四象限的这类人的话,的确我们要区别处理。甚至是比如说像你在篮球场上,你看到对方,都要点对点的来。谁,谁,来负责对面这个人。这样的话,采用各种各样的办法,争取至少达到它不是这个项目的阻碍者。

  张文强:非常好,掌声感谢张华老师。我觉得非常好,于我们第一象限的干系人,我们一定要和他加强沟通,然后去重点维护。对于第四象限的干系人,我觉得张华老师提到了一点,就像篮球场上,人盯人的那种防守。是吧?这当然是从被动的角度。在进一步的发展当中,我们所说的化敌为友,能够变成我们的支持者,这也是能够提高我们的干系人的满意度的。好的,来张斌老师。

  张斌:在项目管理体系里面有一句话,我觉得用来回答这个问题特别好,它就是说,怎么样能提高干系人的满意度呢?首先你还是要去深刻地理解干系人的需求。如果你能深刻地理解干系人的需求,书上那句话是用了4个动词,八个字。它叫做理解,英文叫做Understanding。仔细地理解别人的需求,然后认真地评估,英文叫Evaluating。评估一下这个需求你能否实现和满足。然后你理解好评估好之后,下一个词叫定义,Defining,然后你能够准确地定义客户的需求,因为需求是主观的嘛。

  你怎么样让别人满足呢?你必须把深刻理解评估了以后的需求,跟它一起定义出一个你可以去实现的方法。还有一个词很重要,最后那个词叫Manage,就是管理。叫理解,评估、定义、和管理客户的期望。管理的意思就是说,不能事事都答应客户。注意管理不是接受不是Execute。管理的目的是,在前面做到之后,你认真地跟客户沟通和交流,抱着非常诚恳的心态去跟客户沟通。这个时候客户也非常理解你,到最后客户就会说,虽然你这样做下来,可能没有把我所有想做的做完,但是你能做到这一步,我已经很满意了。那这样的话,其实你的沟通就非常好。所以说,这样做可以从项目管理之中找到很多对我们平时工作中有帮助的话。去实践它,就会有收获。

  张文强:是,是。好掌声感谢。我觉得确实是,我们要是能够满足干系人的需求,非常重要。识别他的需求,因为有可能你的判断未必是真实的。所以要先识别好之后,我们再去满足他的需求,这样满意度就会提高。来我们抓紧时间,还有机会提问。

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(责任编辑:王茜)
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