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职场一言堂60期:张斌:项目干系人管理培训

来源:搜狐教育
2010年12月30日14:54

  嘉宾感言:

  张斌:(智鼎东方项目管理资深顾问)传统的项目管理认为做好一个项目管理资源因素其实就是四个:范围、时间、成本和质量。只要一个项目在给定的范围内,按照时间要求,在预算内最后拿出一个符合质量要求的结果,那这个项目应该就算做得不错了,这是我们说的项目管理最重要的四重制约因素。

  首先识别需求,我们需要识别干系人的需求,确定目标,要把干系人主观的需求变成清晰的可以实现的目标,而且这个目标是要和干系人确定过的。

  其次权衡关系,你要权衡不同干系人他们之间的关系。

  最后满足期望,通过合理地管理干系人的期望,能让所有的干系人都能够获得满意,这个项目就成功了。

  不仅要培养技术上的专家权利,还要培养项目上的专家权利。所以干系人的管理要立足于长远,立足于长期。我相信只要朝这个方面去努力,不仅能管理好干系人,而且更能够管理好自己的人生。

  在项目管理知识体系中这样有一句话,“怎么样来提高干系人的满意度?”首先还是要深刻理解干系人的需求。如何去深刻地知道干系人的需求呢?书上用了四个动词八个字。“理解”,英文叫“understanding”。仔细理解别人的需求,然后认真地去“评估”这个需求你能否实现和满足。理解好、评估好之后,下一个词叫“定义”。要能够准确的定义客户的需求,因为需求是主观的,要让别人满足,你必须深刻理解评估他的需求,跟他一起去定义一个你可以去实现的方法。还有一个词很重要,“管理”。所以就是“理解”、“评估”、“定义”、“管理”客户的希望。

  张华:(智鼎东方(北京)文化有限公司总经理)现在的社会越来越期望领导内涵,其实你们已经占了一个天生的优势,这是第一点。

  第二点,借用一下联想公司的总裁李传正的说法,“能做还会说,这才是真本事”。学好干系人管理,尽情享受项目管理给你带来的乐趣。

  一、项目干系人在项目管理中的地位和作用

  张文强:(搜狐人力资源部)各位同学各位朋友大家好!听君一言,胜读十年,欢迎大家关注搜狐职场一言堂,我是张文强。今天的专题还是讲项目管理,上一期的项目管理课程当中,张斌老师告诉我们成为一个优秀的项目经理应当具有丰富的影响力以及沟通和协调的能力,在这个里面提到了一点就是能够影响到别人。所以今天我们的专题就是要跟大家探讨,项目管理过程当中,我们对于项目干系人怎么进行管理。我们还是一样以热烈的掌声欢迎张斌老师

  张斌:谢谢文强老师,在上一讲当中我们提到,项目管理当中有两个非常重要的基础,这两个基础没做好项目肯定失败。一个基础是上一讲当中我们提到的组织结构,组织结构和权利分配关系显然对项目是有很大的影响。另外一个基础大家可能会感受得更直接一点,也更能引起大家的关注,就是项目干系人。

  在讲干系人关系之前,我想讲一个小插曲,干系人管理在项目管理上有两种完全不同的认识。我记得我原来刚学完项目管理知识体系之后要考一个认证,这个认证在国际上称之为PMP考试。当时我在海外的同学告诉我他公司要求他们去考这个,然后我想我在国内学管理,我也应该学这个,所以后来我去学了项目知识管理体系,并且考出了这个PMP。后来我在讲授PMP课程的时候,就一直有人问PMP到底是什么意思。中国人以前不知道什么是PMP。PMP跟我们中国三个非常有名的字谐音,就是“拍马屁”。

  很多人就是因为这三个字的谐音,而记住这个项目管理的。所以当时就有人嘲笑说,“你又来讲项目管理啦?你又来讲怎么拍马屁啦?”当时就让人感觉这个项目管理和拍马屁到底有什么关系?后来我们说项目管理中讲干系人的时候,有人就验证了这个观念,果然嘛项目管理当中就是有这部分内容,所以有人就觉得这个很有意思,这是一方面的理解。

  另一方面理解,因为项目管理非常强调过程,所以很多人听完我的课以后就认为,要取得一个好的结果,必须要有一个好的过程,企业要不断提高自己的项目管理成熟度,它也要不断强化自己提升的过程。所以后面就有人问了我另外一个问题,他说“张老师我听完你讲项目之后可不可以得出这样一个结论,就是项目管理其实就是要忽略人的作用,很强调按流程走,只要按流程走”

  上一节课讲过一个麦当劳的例子,按照流程走谁都可以把项目做好,那在按流程走的时候,人在项目中的作用,就不那么重要了。所以项目管理协会是不是想要倡导这样一种理念?其实都不是,在项目管理当中,中有专门一部分内容是讲干系人管理,可见干系人管理在项目管理当中非常重要。

  据我所知,美国华盛顿项目管理年会当中,越来越多的学者,包括来自于实践当中的一些专家们,都开始把项目管理的重心从管理变成了和软技能有关的一些领导力,这一部分内容都应该相当于管理。

  所以在我们在讲项目管理之前首先回顾一下,做好一个项目到底有那些制约因素。传统的项目管理认为,做好一个项目的制约因素就是四个,多、快、好、省,就是范围、时间、成本和质量。只要一个项目在给定的范围内,按照时间要求,在预算内最后拿出一个符合质量要求的结果,那这个项目应该算是做得不错了。这就是我们说的项目管理最重要的四个要素。可是最新一版的项目知识体系做了补充和调整,即现在一个项目的制约因素已经不再只有四个了,有七个制约因素,除了范围、时间、成本和质量以外,还有什么?

  我们刚才讲过,资源也是非常重要,很多时候你有钱但是你没有资源,你没有资源你就没有人、没有设备,你这个项目的进度也会受影响,最后质量也会受影响,所以资源管理非常重要。范围、时间、成本、质量加一个资源。还有一个很重要,就是防患于未然的风险,风险管理很重要,它在项目管理当中,专门有一个知识领域来描述风险管理。现在是六个了,还有一个,就是干系人的满意度。干系人的满意度直接决定了项目的质量是否好,项目质量的好不好是由干系人来决定的,最后如果干系人满意,范围、时间、成本、质量都做好了,这个项目还是失败的。

  所以后来有人说中国人做项目,登峰造极了,七个要素里面中国人认为,其他六个都不重要,只需要把干系人搞定,项目就成功了,很有道理吧?你们觉得呢?是不是?只要把干系人搞定,前面六个都没有做好,这句话对不对?

  观众:不对。

  张斌:为什么不对呢?有道理呀,说不对的话要说出个理由来。我只要把人搞定嘛,张老师你不是说了吗?项目中最重要的是干系人,干系人不满意前面都白做,那是不是意味着我前面都不用做好,只要把人搞定就可以,而我们中国有很多项目就是这么做的,把关键人搞定了,那这个项目就成功了,怎么理解?好,我们把这个问题放在后面来回答,我们先思考一下这个问题。

  我们再看一下,干系人管理在项目管理中所占的地位和作用。我们先面分析过所有的项目有两个非常重要的基础,这两个基础做不好,前面的知识领域、生命周期,过程做的再好,也没用,一个是组织结构,一个是干系人。那么干系人管理起到了一个不可或缺的基础性作用,这个工作没做好,整个项目最后确实要被认为是失败的。但是,有没有一个人可以把前面的六个因素都做不好,只要把干系人搞定,他讲的干系人其实是指某几个干系人可以吗?他认为只要搞定某几个人,只要搞定了关键的几个人,这个项目就可以算成功了,至少算成功了。这里就有一个非常有趣的话题了,我们的干系人管理到底是某几个重要的干系人管理,还是指对所有跟这个项目有关系的干系人进行管理?如果只是对这几个干系人进行管理的话,那他讲的是对的,项目管理的制约因素就不是七个了,而是一个了,以后的项目管理就不是管项目了,就变成把人搞定,这个项目就成功。

  其实不是,因为把这几个人搞定,你不可能把所有的干系人都搞定。这个时候只有老老实实把前面的六个制约因素做好了,你才可能让所有的干系人都满意。所以在项目管理当中,干系人的定义到底是什么,在项目管理当中,干系人到底有多重要,我们也可以从项目管理的定义中看出来。

  关于什么叫项目管理?第三版和第四版的项目知识管理体系分别有一些相似的描述,我们从英文项目管理知识完全体系中总结出四句话,概括什么叫项目管理。

  项目管理第一句话叫“识别需求”。

  识别谁的需求?上次有人说识别客户的需求,那只识别客户的需求,领导的需求你不识别?那些和你共同合作的职能部门的人的需求你不识别?项目还是会失败的,因此我们会发现,识别需求的时候我们不光是识别客户的需求,我们要识别所有跟这个项目有关的干系人的需求,这是我们说的识别需求。

  我们都知道人的主观性是非常强的。害一个人最好的方法是让这个人做项目经理,然后制定目标叫做“让客户满意”,不管他最后做的结果怎样,你都可以告诉他客户还是不够满意,他就死定了。识别需求之后的重要一点,就是必须把主观性的需求量化成清晰的可以实现的目标,如果你没有把这个需求量化成清晰的可以实现的目标,到最后这个项目实际上就不能完成。建立一个什么样的目标?建立一个清晰的可以实现的量化的目标。

  所以项目管理第二句话就是 “确定目标”。

  项目管理第三句话,英文单词中有一个非常重要的词是“平衡”。大家在中国应该都有这样一种体会,领导做得越大,他走钢丝的水平就越高。在项目管理中也是一样的,项目管理水平越高,权衡关系权衡利益的能力就越强。在项目管理当中,有哪些方面的关系和利益需要权衡呢?大家回想一下我们讲的项目管理当中那些制约因素有七个,这七各方面都需要你去权衡,同意吗?一个是范围、时间、成本、质量、资源、风险、干系人,除了干系人六个因素,和人的因素加起来,互相影响,互相作用,我们必须把这些关系都处理好项目才能成功。

  所以项目经理挑战是很大的,很多公司在关注项目的绩效的时候,评价一个项目的绩效好不好,一个是看结果,如果关注过程的话,从什么指标来衡量?就从刚才我讲的这几个指标来衡量,用不同的颜色来表示以上七点的成绩,这是我们所说的项目权衡的关系。

  项目管理最后一句话叫“满足期望”。项目管理最后做完,要满足不同干系人对项目的期望和要求。这个满足期望不只是满足客户的期望,领导也要满意,与你合作的同时也要满足期望,所以项目做完之后,各方干系人都要或多或少都要表示满意这个项目才算是成功。

  因此,在做项目管理的时候,项目管理知识体系有十六个字来概括,项目管理的定义“识别需求、确定目标、权衡关系、满足期望”。在这十六个字当中,有人发现了一个非常重要的规律,管理项目并不需要什么高深的知识和特别复杂的工具,但是这十六个字都和一个非常重要的词相关联,这个词就是“干系人”。

  “识别需求”,要识别干系人的需求。

  “确定目标”,要把干系人主观的需求变成清晰的可以实现的目标,而且这个目标肯定是要和干系人确认过的。

  “权衡关系”,权衡关系当中你要权衡不同干系人之间不同地关系。

  “满足期望”,通过合理管理干系人的期望你能让所有的干系人都能够或多或少的满意。

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(责任编辑:王茜)
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