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黄焱:职场时间管理

  时间管理的新办法

  那怎么来做我们的行为管理呢?什么样的行为能够帮助我们更好的支配自己的时间,能够提高自己的满意度呢?我们下面来看时间管理的新主张。

两个题目:

  第一个,我们叫做时间管理就是决策管理。我现在要做的这个事是我定的。我不做这个事也是我定的。因此你要抓住你优先的重点,要抓住你工作中的重要几个情况,你的决策决定了你时间的使用。我偏不,你会发现,你说了,你做了,这个东西就需要花时间。问题在于,当你决定做和不做的时候,你不是孤立的,你不是在深山老林里面一个人过日子。你会受到别人影响。同时,你也会影响别人。

  因此第二,时间管理还是人际管理。比如说张三请你来做一件事,你没有搞清楚到底要做什么你就做了。你做的事情不是他期望的。反过来说,我请你帮忙做一件事,做完了,这个情况不是我希望的。结果再返工。这就是人际能力。同时,人际合作还有一个题目。别人请你帮忙做,你帮别人做,你心里愉快吗?你不愉快的时候影响你做事情的效率。我们两个部门一起去拿一个客户,结果我们自己没有协调好,回来以后大家吵架了。人际还有一条,情绪的管理。情绪一旦受影响,就会受到一些干扰。你们有MSN吗?同事们经常会发一些好玩的东西出来,你看了以后乐,乐了以后就会传给别人。现在到什么地步?我们两个捱在一块的电脑都不互相过来看,直接QQ、MSN传过来。又是一个人际情绪,人际情绪最后影响了你的工作。最后造成什么结果?如果情绪不好,你自己不舒服,还会影响别人。既然是职场的工作技巧,就在你接受别人工作和你委派别人工作的时候你怎么做能够达成双赢。

  我们提出了时间管理新主张,就从这两个方面来做。掌握好自己工作的优先秩序,掌握好人际沟通技巧。把这两项做好了,你的时间管理就会变得更加有序、更加有条例。

  大家有没有需要同时做很多事情的项目?同时干很多事情的时候会很急,很烦燥,特别是这个事情有清晰的截止日期的时候,我们就着急了。这个时候我们应该怎么办?你会怎么样来安排哪个事情先做,哪个事情后做呢?

  观众:根据截止日期。

  观众:紧急重要的先做。

  观众:高兴干哪个先干哪个。

  黄焱:这跟我们搜狐的口号一样,不快乐的不干,或者让领导干。刚才大家讲得很好。我们来做一个小的分析,这个分析,我们来看一下现实中我们会面临一些什么样的挑战。看你的工作中是不是这样的情况,如果大家说我打勾了,我们一起来讨论。我把打勾的题目发给大家,你们勾一下,我们收回来做一个简单的统计,看一下现实中大家有多少是在这样的情况下工作的。

  请问太阳在哪里?

  观众:在天上。

  黄焱:什么位置?

  观众:西北方向。

  黄焱:它不按我们的意志来运动。太阳表面是不是有一万多摄氏度的温度?是核裂变还是核聚变?

  观众:核聚变。

  黄焱:为什么它连地面上一张纸都烧不着?

  观众:距离远。

  观众:大气层保护。

  观众:因为照到地球上的能量非常小,已经是分散出来了。它可以分散到各个地方去。

  观众:它的力量不是集中在一张纸上。

  黄焱:太阳的力量很大,但是我们的一张纸它都烧不着,所以我们比太阳更厉害。它太远了,远就作用力小。是不是很多能量被中间的大气层损耗掉了?如果把它回到我们工作中来讲,它是不是被别的东西干扰了?它是不是太分散了自己的能量,没有集中或没有聚焦。所以请大家思考一个问题,还记得小时候有没有拿过放大镜烧火柴头?为什么太阳烧不到火柴头,而用一个放大镜就可以把它烧着?就是因为聚焦。工作中跟自然现象有没有多相似的地方。你要聚焦。

  第一,我们首先看我们的工作,我们来画一个小的工作图,每个同学我会给你们发一张A4的白纸,发完了以后你把你的工作写在这个纸的中间,把相关的职责任务用箭头联系起来。你不要在意这个图是否画得好看、漂亮。你只需要把它画出来就可以了。这叫做桌面系统的制作专家,你就说我的工作是这个,我要这样做,你简单画一下,你每天重点要做些什么,干些什么。

  我们来思考几个问题:

  第一,你看看你干的活里面哪些是你能控制的。是不是你都能够控制?有的活自己控制不了。

  第二,有没有来自上司、下属、同事的干扰?因为你的工作有60、70%、甚至有80%以上是跟别人合作做的。我们这么多工作,其实很多活你控制不了。控制不了就抓重要和紧急。我们就来简单过一下这个概念,重要紧急有没有给我一个说法,什么是重要又紧急的事?

  观众:老板马上叫你过去立刻给结果的事。

  观众:我做系统维护的,系统的问题就是最紧急和重要的。

  观众:客户签约马上要投放广告,所有的广告位是否合适。

  黄焱:还有一些重要但不紧急。什么事重要但不紧急的?

  观众:制作年度培训计划。

  观众:长线目标。

  观众:结婚。

  黄焱:我们比较容易去区分重要紧急,什么是重要不紧急不容易落地。比如说中长期目标重要不紧急,那你什么时候开始呢?你不开始等于永远不重要,变不成现实。

  再来一个例子,有什么是紧急不重要的事情?

  观众:比如说现在来一个电话,朋友约你吃饭,接不接这个电话是紧急但不重要的事情。

  黄焱:接朋友的电话。那如果是老板的电话呢?

  观众:永远是紧急重要的。

  黄焱:还有不紧急和不重要的。

  观众:MSN上蹦出来一句话,朋友约你周末逛街。

  黄焱:其实我们的问题在于,现实中大家最难处理的不是说我在做什么,而是我怎么样来界定我的工作中什么叫做重要,什么叫做紧急?我们很容易面临一个挑战,经常把那些紧急不重要的事情当做又重要、又紧急的事情。而我们认为重要的事情我们迟迟开始不了。因此,给我们带来一个具体的挑战,我们现在的工作中间,大家都非常的忙,其实你是没有太多时间来冷静的思考什么叫做重要,什么叫做紧急。基本上的状态,一个项目下来,我们就全力以赴的扑上去了。一扑上去,就没有时间考虑什么是重要,什么是不重要的。有一些事情对你不重要,也许对别人很重要很紧急。他就会不停的催你。比如说有一个客户说3月29号我要上一天课,我说我现在定不下来,因为3月29号我要替别人上课。他说对不起,请你一定帮忙,因为我要向我的经理报告。所以我要调,我需要时间。那边急。对我不重要不紧急的事情,对别人可能就重要,他会不断的骚扰你,你的情绪就受到影响。

  我们给大家讲一个技巧,我在工作中怎么把重要紧急的事,把优先次序排出来。怎么排呢?什么方法能够帮助我们排好这个事情呢?它一共分成七个步骤来做。因为我们所有的人做事情都要达到或实现自己的目标。所以你做这个重要紧急事情,第一步就要把你的目标列出来。比如说三月十五号广告上线,配合3.15。3.15是消费者权益日,这就是很清楚的一个目标。这个目标对自己重要吗?对自己所在的部门重要吗?你先把这个东西列出来。列出来以后,这就是你自己做事情的一个焦点。比如说你们搜狐今年多少岁数?十一。由某部门来安排今年开庆祝大会,这就是我这个部门今年要做的目标,你把这个东西先定下来,所有的东西以它为中心展开。这个时候你在做这个工作的时候要思考一个问题,上下左右要协调好。第二,你要看这个东西对你多重要。一是对自己重要,二是对你的部门重要。我们都是在一个部门里工作。比如说这位朋友刚才说了,你是做维护的,服务器是否在线,有没有受到外部黑客的干扰,这是对我最重要的。你把这个东西弄清楚了,我的和我的部门的。举一个生活中的例子也可以,生活中在某一个阶段,比如说刚才有朋友说,要结婚了,结婚就是自己现在最重要的一件事情。你把这个东西弄清楚,就比较容易把握现在的状态。第三,就是我们刚才写的东西,要实现这个目标,我到底要做些什么。他告诉我们大家你在这个目标实现的过程中要做的事。这个好处在哪里?如果我做的这个事情就是帮助实现目标的,老板对你的评价是什么?一定会说你做的是对的。因为这个目标是部门的目标,我帮部门实现目标。既然你老板认为是对的,你肯定要专心做这样一个事情。所以你需要去做更多的沟通和协调。所以在要做的事情的情况下,我们来看他的紧迫程度和重要程度。

  这里给大家讲一个小工具。利用这个小工具来帮助大家做一件事。你能够很清楚的知道在你这么多工作中间,哪一个是优先要做的事情。我们看这个工具。他说如果我们很忙的时候,同时有几件事情要做,比如说有截至时期的事情,有清楚的截止日期的事情。第二,你可能同时要做若干个项目。比如说你可能有若干个客户同时要想在这个栏目上写文章,发表一些文章。这个时候你同时要做几个项目的时候。第三,当你感觉很忙的时候一周工作中什么时候感觉最忙?

  观众:周一。

  黄焱:我们做老师的一般不会在周一最忙,因为周一一般很多人都在上班。如果组织有变化、公司有变化,你有一个依据。我们有一个表,我们把这个表发给大家,你根据你们刚才手上写的工作的安排,可以用这个表让你自己很清楚的知道我现在工作排序是怎么排的。哪一个优先做,同时,把优先做的事和你的领导和同事沟通,让他们知道你现在在做什么。比如说我这里有五件事要做,第一件事,我要检查一个项目的预算。第二件事,我要续签一个供货的合同。第三件事,我要解决另外一个客户的送货问题。第四件事,我要写一个报告在部门中间开会用。最后,我要给人力资源部提供内部考勤的资料。他的紧迫程度是一二四四五。人力资源的事是最紧迫,最不紧迫是预算。有了这个以后,我们来看重要程度。我把重要程度乘以2。然后你就知道,第一件事,检查项目的情况是四三五三一,乘以2两个相加得到了影响的大小,分数越高的你优先的等级越高。很简单的数据你就知道在工作中我怎么安排一个时间段的事情。这样你就清楚了,原来是这样,一二三四五六。我一个小的时间段,我把时间安排好了,就能够控制好我优先做这个,优先做那个,因此你就可以在这个情况下进入到第二个思考点。既然我把优先次序排好了,就把时间分配好。往往优先要做的事情给他的时间应该相对的充裕一点。时间更加充裕,而不是有更多、更长时间。在这个基础上,下面就要回顾一下、调整一下。因为你原来思考情况和表做出来的情况可能会不一样。我调整一下,再按照这个顺序把所有的工作重新安排。不要忘记了,和领导沟通,你调整优先次序后的情况。这是一个基本的小工具。这个小工具就是让大家在工作中,不要太多时间,几分钟,把你一个时间段,一天或者一周的情况做一个调整。调整完以后,就可以来知道自己的状态。

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(责任编辑:王茜)

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