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一、有效管理时间 时间是人生最宝贵也最有限的资源，每一位企业界人士都有一样多的时间，但是绝大多数都感觉到时间不够。除了少数例外，大多数人并不是时间不够用，而是不知如何作时间管理（Time Management）。 故如吾人想有效运用时间，必先建立一套有效管理时间的观念及系统表①。每位人士都应该就其时间拟订每日时间表、每周时间表、每月时间表及每年时间表，吾人虽不必花太多时间来拟这些表，但必须有一个简单正确的观念，知道我们预定的时间系统是什么？ 下文各表为一位秘书或助理为上司拟订的四种时间表，可作参考。 二、时间表 记录在时间表上的重要事项有：会议、面谈、访问、集会、出差、演讲等事项，及有关庆典、私人事件等。后面应附记对公司目标达成之价值以作自己之评估。 时间表要简洁且一目了然，一般常用字可用记号表示，如下例表示记号。 会议——□（公司内 □ ，公司外■） 面谈——○（公司内 ○ ，公司外●） 出差——▲ 拟好时间表，必须请上司过目，上司首肯后，即可复写、复印、发电传和电子邮件，使有关人士各执一份。 每周时间表或每日时间表，最好能分发给公司内每一位与上司工作有直接关系的职员。 分发时间表时须注意，有关不愿为人知的私事，或必须保密的公务及价值分析，都不可明确记载。 时间表是进行工作的依据，通过缮拟的时间表，以简单明了的方式整理成表。依其职务与忙碌程度，拟订适合工作的时间表，大体而言，其种类可分四种。 1全年时间表。 2每月时间表。 3每周时间表。 4每日时间表。 其拟订方法为由全年时间表→每月时间表→每周时间表→每日时间表，依照次序细分工作。每月时间表，要在前一月底做好；每周时间表，要在前一个周末做好；每日时间表，则须在前一天下班前做好，以备参考。全年时间表 月日星期事项价值5 月1 3 8 10 17 206 1 6 1 1 4职前训练 董事长会议 三洋有限公司经理开座谈会 经理座谈会 董事会 分公司经理会议6 月1 6 8日 5 日董事会 秋季旅行 经理座谈会第四波管理每日预定表 9∶00 10∶00 11∶00 12∶00 1∶00 2∶00 3∶00 5∶00 6∶00 7∶00 8∶00董事会张场长视察报告陈先生共餐经销商座谈会（致词）安排坐位央行分行经理新任集会备考价值教师会馆陈经理同席 第三会议室 （1∶30—5∶00） 第一饭店王经理等人同行 三、可控及不可控时间 每位企业界人士的一天时间是如何运用的呢？② 一般说来，我们可以把消耗时间的活动分为七类： 1睡眠 2个人梳洗、穿戴、三餐。 3为谋生而工作。 4为上班而往来或旅行。 5自我进步。例如：参加演讲、阅读、适当的运动等，以保持自己与时并进。 6家庭责任。例如：整理花园、购物、维修汽车、家庭收支等。 7休闲。 试着统计看看：每天及每个周，你花在这七类活动上的时间，是怎样分配的？然后就可以依次检讨结果来惕厉自己。 再来看看：你是不是一个浪费时间的人？ 一个人可利用的时间，大致可分为两类：其一是可以控制的；其二是不可以控制的。例如下面这些无法控制的情形，就很容易导致你浪费时间： 1缺乏制度。 2没有组织。 3丧失功能。 缺乏制度最明显的征象就是，事情经常出现迫在眉睫的紧急情况。 会议过度频繁，也反映了没有组织的一般情形。 无法提供情报或经常提供错误的情报，也显示应发挥功能的丧失。 据研究统计，大多数最会浪费时间的经理人，都是把时间浪费在： 1个人缺乏组织能力。 2授权不当以致事必躬亲。 3开会前未能筹划妥当。 4无法当机立断。 5再改正、改变及补救措施。 经过一段时间对工作分析表及时间分析表的详细记录加以观察，多数人会产生一个怀疑：我们现在所做的事，是否都是应该做的？很可能你会发现：自己利用时间的情形，并不是最有效的。 例如，你是位管理人员，但你却经常分心于生产线上的工作，请问：如此，你的管理工作怎能发挥最大效果呢？ 一般来说，经理人的时间被分割得相当零碎。这种情形的发生，并不是工作本身的需要，而是经理人的观念及作风使然。 经理人常犯一个毛病，就是：他们常愿做自己习惯的牺牲者。而要改正这个毛病，却又是相当困难，而且需要自我磨炼一阵子才可能有所效果。 下面，可特别为此设计一个方法，来调整更新旧的习惯。首先，我们必须确立目标管理（management by objectives，MBO）之原则。 认清目标可以使你不为繁复的工作而乱了脚步。长期目标一旦确立，就不要为短期的压力而改变初衷。此外，目标确立后，还可以避免发生为应付紧急事件而疏忽重要事件的情形。 确定目标必须有三方面的考虑： 一是长期目标。考虑的期间通常较长，或是下一个五年，或更长的时间。非不得已必须变更长期目标时，最好必须重新考虑检讨过去所有的情形。 二是短期目标。考虑的期间通常为六个月这种相对较短的期间。 三是近期目标。例如周目标或日目标。在拟订近期目标时不但要在工作前计划妥当，而且还要在每周或每日工作完毕后，检讨并筹划明天的新工作。找出什么是必须做（must do）、应该做（should do ）及什么是可以做（could do ）的事来。你也应该了解你自己是上午人或是下午人，前者上午工作功效最大，后者下午功效最大，以做计划之根据。 检讨过去是策励未来最好的方法。 假如你不随时这样要求自己，自我上进，你会发觉：当你年轻的时候，似乎有很多条路走；但当你老时，机会就越来越少，道路也会越来越窄。 四、授权及开会 许多成功的经理人，几乎都是授权高手。 授权，是由一个人对事情的亲自操作，转变为一个人对事情的驾驭控制。因此，它是一种扩张性的效果。 判断授权效果的一个最简单的方法就是：看这位经理人上班时间被中断的次数。如果这位经理人被部属“事事请示”而致中断工作的次数越多，那他必定是个不善授权的主管。 也许你也常听到有人这么抱怨：“我实在找不出一位值得我信任授权的适当人选。” 对于这个问题，最适当的解决方法就是：“身为主管的人，应该培养值得你授权的人。” 假如你的部属中，没有一个人具备让你授权的能力，那你就该回头检讨自己！ ——为什么他会缺乏这种能力？ ——是不是我选错了人？假如不是，那又是什么原因呢？ ——我是否有给他足够的机会，去充实必需的知识与技能？ ——对他的工作情形，我是否了如指掌？ ——他是否一向力求上进？ 假如你已有属意的授权对象，那你不妨利用下面这个方法来考验激励他： ——请他列举出一周或一天中所做的十项工作。 ——请他列出所有属下包括秘书的大名。 你拿到这两项资料后，再回头问他： ——这些工作，都是他必须做的吗？ ——其中有没有可以交由别人完成的工作？ ——假如他有权授权，他希望授权予谁？ 在团队行动中，发挥权能区分，分层负责，最有效的方法就是授权。适当的授权，可以节省原本你事必躬亲所需要耗费的大量时间，还可以提高被授权部属的工作兴趣与信心。 相反地，假如你吝于授权，那将会助长属下事事依赖主管，不敢负责的习惯。因此，一位经理人应当随时提醒自己，对于一些属下能做或是根本就是他该做的事，不妨放手，不加以干涉。 不管是和高级主管、同僚或属下开会，很多都是不必要的。甚至有些事情，根本就是一个电话，一个通知，或是彼此面谈就能解决的。 提到开会，应该先考虑下面几个问题： ——假如不开这个会，将有什么结果？ ——有没有其他的方法取代，也能达成与开会一样的效果？ ——有没有需要变动一下与会的成员？ ——会中决议是否会付诸执行？ 一般来说，开会最糟糕的事情之一就是：会前未能确立开会目标。必须待会议目标确立后，你才考虑： ——哪些人参加？ ——如何开法？ ——达到效果的起码标准为何？ 事先将会议程序安排妥当，也是非常重要的。有时还可以通过准备议程的工作，引导与会者事先组成小集团，找寻资料，彼此讨论，这说不定还可以进一步使得会议缩小。有时候，召开两个小型会议，效果说不定比召开一个大型会议还来得好。 为了掌握开会的时间，使得会议达到预期的效果，身为会议主席，必须随时注意会议发展的动态： 假设在这个会议中，有两个问题被提出讨论，但却越谈越离谱了，那么就该赶快阻止讨论，而且越快越好。如果这两个问题，老保持一定的距离，而且不可能有所结论，那也不妨当机立断，停止讨论。 如果对这两个问题的讨论，虽然双方意见平行，但却慢慢达到高峰状态，那么就不妨继续讨论下去。 最理想的情形是：这两个问题的讨论越来越接近，则可继续维持到双方同意的结论为止。 总之，会议应少而短、事先有准备、有议程及时间控制、有目的、有交办人及交办日期，这样才能合乎时间管理之原则。 五、简短原则 据统计，大多数人要集中注意力，使思考达到相当程度，需要费时约10分钟，而很少人能维持注意力之集中长达12分钟。因此，如果你要改进你的工作情况，充分而有效地运用你的时间，下面两件事是必要的： 1想办法在注意力集中到深入状态时，免除干扰。 2训练自己把深入集中注意能力，予以时间上的延长。 尽可能把零碎的时间加以集中，这对集中注意力有很大帮助。 例如：虽说一个经理人，在任何时间均可会客，但是，最好仍是想办法集中一定时间专门会客。 有时候，到对方办公室中主动要求面谈，亦不失为一节省时间、提高效率的做法。因为我离开别人的办公室容易，但请别人离开你的办公室却不是件容易的事。 对于某些较唆的访客，不妨在他进来后，一直站着与他说话，而且也不要请对方坐下。 万一你在办公室的走廊上，遇见一位喜欢短话长说的部属对你要求：“可否请给我1分钟的时间？”这时你千万不能答应，因为那将很可能耗去你半个钟头的时间，你可以礼貌地回复他：“如果你和我的秘书事先联系，我可以给你5分钟的时间。” 对大部分的经理人而言，“接电话”也是最浪费时间的活动之一。 处理这个问题的方法是，打进来的电话，请专人记录下对方的号码、当时时间及其目的或事由。然后，你要不就隔一段时间再回话，要不就授权你的秘书或部属，全权处理予以回复。但是，千万别忘了在你的电话机旁边，放个3分钟的定时计时器。 除了接听电话，每一位经理人每天还要花很多时间在听别人说话上。 有效地倾听别人说话，也是一件很难的事情，因为你必须集中注意力在所讲的话及表情上，听的效果才会好。 做每一件事，都必须集中注意力，如此才能正确地一举完成任务。假如你不正确地在第一次把工作做好，哪里还有多余的时间允许你从头再来？故研究无缺点计划（zero defects，ZD）亦称要务之一。 在时间管理方面，还有些琐碎问题必须提醒你：用显著的方式，随时提醒自己该做的事。当你离开办公桌的时候，别忘了养成随时携带记事本的习惯。 勿因例行工作排斥了非例行的重要工作。假如例行工作实在无法授权由他人来做，那就设法想出个有效的方法来处理。 你应该把目标的焦点放在效果（effectiveness）上，而非效率（efficiency）上。因此，你不必想着如何把一件事情做对，应该想着去做对的事情。 不要忽视一些细小的时间，例如：下班前10分钟，或午餐前5分钟，也许你还可以利用它们来完成一桩不太紧要的事情。 学习依据文书资料的必须性（necessity）、可取性（desirability）及扩展性（expandability）而妥善地管理资料。假如你有秘书的话，那就让他好好处理之。 为了提高工作效果，有时你不妨理性（rationality） 一点！例如：某位员工在下午四点半就顺利而圆满地完成了任务，假如你硬要逼他坐着等到五点下班，未免于“效果”无益。这时你亦可暂时抛开“规则”。 对于一些于你的目标没有贡献的问题，你不妨学着说：“不！” 为了节省你的时间，没有生产力的阅读应该尽量减少。 对大部分的人来说，工作的时间越长，就越容易疲劳。长时间的工作，中间没有休息，并不是有效果的时间运用方法。你不妨在工作一段时间后，起来走动走动，舒展舒展筋骨，或伸伸懒腰，让你紧张的身心轻松一下。对于年纪大的经理人来说，午餐后小睡片刻，亦不失为恢复疲劳的方法。 总之，吾人应以最少的时间，达到最大的绩效，故应遵示KISS(简短)原则，Keep it Simple and Short，以为时间管理之要旨。 注释 ① Lyndon Johns,BMA.Economic Daily,Taipei,1978 ② Jim Davidson,Effective Time Management,Human Sciences Press,NY,1990
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